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淺析框架協議招標采購模式

框架協議招標,是指對于重復使用,且規格、型號、技術標準與要求相同的貨物或服務的集中招標,適合于一個招標人下屬多個實施主體采用集中統一招標的項目。招標人通過招標對貨物或服務形成統一采購框架協議,一般只約定采購單價,而不約定標的數量和總價,各采購實施主體按照采購框架協議分別與中標人分批簽訂和履行采購合同協議。這種新的采購方式改變了以往頻繁招標的工作模式,開創了一種嶄新的招標思路。

 

    一、框架協議招標的特點

    框架協議招標,減少了重復招標,將多次招標變為一次集中招標,大大提高了物資采購效率,節約了大量人力、物力、財力。同時,框架協議招標有利于標準化采購、有利于增加供貨廠商集中度,減少企業備品備件的庫存和生產維修費用,有效降低了采購成本、生產維護成本以及管理成本。總體來說,框架協議招標的應用,是物資供應系統不斷探索和總結的結果。

    1.對于適用于框架協議招標的物資有一定要求。由于框架協議采購是批量集中采購,因此只有采購頻次高、數量大、需分次下訂單的大宗以及要求提供穩定可靠技術服務的物資,才適合選擇框架協議采購招標。

    2.框架協議招標約定一定時間的有效期。在這段時期內招標的結果在限定條件下可反復執行。有效期的長短可以根據市場供求關系的變化和價格趨勢來確定,最長可達兩年。

    3.框架協議供應商的不唯一性。由于框架協議招標采購覆蓋的時間長、需求空間較大,選擇一家中標商勢必存在交貨期延誤、貨物質量不合格更換供貨商等各方面的風險。因此,框架協議招標采購有時會根據實際情況確定兩家或多家中標商。

    4.框架協議執行價格的可調整性。框架協議招標的有效期一般較長,對于部分物資品種有效期內受原材料價格波動較大,如電纜、鉆桿鉆具等,因此,此類物資品種的執行價將根據評標時確定的計價公式計算產生,與原材料的價格聯動。

 

    二、框架協議招標的優勢

    推行框架協議招標,對于保證物資供應、降低采購成本,提高采購效率,優化供應商結構,實現供需雙贏具有十分重要的作用,特別是比較傳統的“一單一招”的操作模式,產生了革命性的突破和創新。

    1.鎖定資源,保證物資供應。石油石化生產具有高溫高壓、易燃易爆、連續化生產等特點,涉及大量特殊物資的需求。因此,確保物資的安全存儲和及時供應是物資供應部門的重要職責之一。特別是對于市場較為緊俏的物資,依靠“一單一招”的采購模式是很難取得較好的效果的。通過框架協議招標,與供應商之間形成良好的合作關系,這樣可以鎖定優質的資源,同時供應商通過信息共享,可以提前掌握企業在一定時期內的預計物資需求數量,以便更好地安排生產經營和組織供貨,從而有效實現保供目標。

    2.增加競爭,降低采購成本。框架協議招標是將企業某個項目所需某物資打包進行一次招標,或是針對企業一段時間內所需某物資進行一次招標。因此,框架協議招標適用物資數量和時間跨度均較大,投標商也因此對此類招標更加重視,往往報價更具競爭性,可為招標人節約更多的采購資金。

    如,某項目電氣設備框架協議招標共四家投標商參與,其中一家投標商A無論技術、業績、工程保障能力均領先其他投標商,但投標商A忽略了本重點項目采用框架協議招標后競爭的激烈性,仍按其往常的報價思路進行報價,結果投標商A的價格比其余三家報價的均價高了近30%,綜合排名成了最后一名。框架協議招標帶來的供應商競爭,使得該電氣品種在接下來的框架協議招標中,各投標商的價格均處在一個專家組認可的合理低價范圍。由此可見,相比較“一單一招”的采購模式,框架協議招標更能夠引起投標商的重視,從而使得投標商展開新一輪的競爭,最終使得買方的利益最大化。

    3.減少頻次,提高招標采購效率。同“一單一招,一單一簽”的操作思路和模式相比,框架協議招標避免了大量的重復勞動和財力、物力浪費。

    如,某項目所需閥門、管件、法蘭框架協議招標,通過一次招標,僅兩天時間便確定了該項目所有規格型號管閥件的框架協議供應商。而如按以往的“一單一招”的采購模式,將會耗費大量的人力、物力。另一方面,通過框架協議招標,在一段時期內將供需關系穩定下來,使采購人員從繁雜的重復勞動中解放出來,騰出精力去研究和分析市場,以此大大提升物資供應部門的工作效率。

    4.優化供應商結構,實現供需雙贏。在框架協議招標采購模式下,一方面本著業績引導訂貨的采購機制,對業績好的供應商給予傾斜政策;另一方面對于供應商偏少形不成充分競爭的情況,積極尋找新的供應商,通過擇優汰弱,進一步優化了供應商結構,培育了更為優秀的供應商。同時物資部門將需要采購的物資集中起來,形成比較大的采購批量,對供應商會產生較強的吸引力。供應商不必再疲于企業之間進行公關、合同洽談等工作,有利于降低供應商的銷售成本,調動供應商參與供貨的積極性,實現供需雙贏的目標。

 

    三、框架協議招標需要改進的方面

    1.前期技術交流工作不完善

    招標是采購方式的一種,它區別于詢比價的地方是招標受到法律的保護,但是招標同詢比價一樣,它們都是一個商務的采購過程,所有技術上的交流都應該在采購以前完成。試想,對于一套復雜的成套設備,利用評標的時間來確認各家的技術方案、規格、參數是根本做不到的,這些談判討論工作都應該在開標前完成。而現在框架協議招標中由于各種原因經常把技術問題帶到招標現場討論,整個開標現場如同一個技術研討會。這不僅僅大大影響了評標工作的效率,同時,開標現場做出的技術方案決定也可能隱含著很多不公平的內容。

    2.分包方案不盡合理

    框架協議招標由于涉及的物資品種、數量較多,因此評標時往往先將標的物分為若干個包,而通過近年的框架協議招標實踐發現,如何分包往往隱藏著一些不盡合理、公正的地方。如,有些企業把制造能力、規模、水平懸殊很大的幾家投標商放在一個包,以確保某些廠家技術得分絕對領先,這些都違反了招標的公平、公正原則。

    3.惡意低價的判斷難度大

    招標的競爭性是激烈的,這一方面給采購人帶來了節資增效的好處,另一方面激烈的競爭勢必帶來超低的價格,而超低的價格往往給物資的質量、壽命問題埋下隱患。尤其是當前經濟不景氣的大環境下,不少投標商為了拿到單子而靠低于成本價惡性競爭,給將來的生產建設帶來了一定風險。于是,如何判斷投標商的報價是否低于其成本價成為焦點,但由于整個市場環境是在快速的變換中,包括原材料、人力資源等的成本都是時刻變化的,想通過評標委員會在短時間內判斷報價是否低于成本價并不是一件非常容易的事。有些企業雇傭殘疾人工作,政府會給予一定優惠(如,減少稅收),這樣企業成本可能就是要比咱們想象的或者比社會平均成本低好多。因此,即使遇到惡意低價,投標商總是能找出各種理由來解釋自己的報價,評標委員會也很難判斷投標商報價是否低于自己的成本價。

    4.交貨期風險

    隨著各重點工程框架協議的逐步實施,供貨廠家面臨大批量的生產任務,供貨壓力加大,部分項目已經出現拖期交貨跡象,而一些主力供應商因為中標貨物較多尤其是靜設備、管閥件專業,按時交貨存在一定壓力,需引起各方足夠重視。當今時代的特征是尊重時間的時代,延期交貨勢必給的生產建設帶來巨大的影響。

    5.評委打分主觀性較強

    評委在評標過程中打分的原則應為通過衡量各投標商規模、能力、業績等各項指標后客觀地給予一個適當分值,而現在框架協議招標中有些業主甚至外聘評委完全按照主觀意向打分,私下關系好的就打高些,一般的就低些,甚至有些評委經常打極端分,要么最低,要么最高。這種做法破壞了招標的嚴肅性、公正性。

 

    四、框架協議招標的改進建議

    1.提前介入,提高效率

    對于較大規模的框架協議招標,招標部門應協同業主、各相關業務處室、設計院了解其前期的技術交流情況,在技術交流階段即將招標所要求遵守的法律法規普及給各方,特別要注意這個過程的公平性,技術交流的矛盾不解決原則上不予開標。

    2.加強物資需求計劃管理

    實施框架協議招標采購,必須改變企業內部各物資需求單位分批提報招標計劃的傳統做法。物資供應部門應及早介入需求計劃形成過程,掌握需求動態,分析消耗規律和存貨情況。根據本企業的物資使用規律,對于消耗量大、采購頻次高、適合集中采購的物資品種和數量,確定框架協議招標采購范圍,這是實施框架協議招標的基礎,同樣,只有摸清了物資需求規律,才能更好地劃分包段,分配供應商,避免少數人隨意分包的情況出現。

    3.科學設置權重,加強價格分析

    框架協議招標的物資型號規格較為繁雜,為防止有可能出現的惡意低價,評標時應對各規格型號設定相應權重系數,對于常用的物資給予較高的權重,不常用的物資權重可適當降低,以避免投標商策略性報價所導致評標價超低而常用物資單價又較高的情況發生。同時,應進一步加強價格和采購成本分析。物資價格是框架協議招標采購的重點要素,也是能否降低采購成本的關鍵。針對不同的物資,在追求最優性價比的目標下,要組織專人有重點、有選擇地對納入框架協議招標采購的物資進行價格構成分析,及時了解市場資源情況和價格走勢,準確把握市場行情,最大程度地了解投標商的成本構成,從而掌握物資采購的主動權。

    4.考慮保供要求,突出地域因素

    框架協議招標同“一單一招”模式相比較,前者無論從物資數量和適用范圍均比后者廣泛。因此,兩者的評標辦法肯定是有所區別的,框架協議招標應該更加突出供貨保障能力及售后服務能力,對于曾經在重點項目中交貨情況優良的供應商,評標打分時應有所傾斜;對于已中標的廠家,業主應該提前介入,監督廠家按時排產,一些重要的物資更應該有專人參與監造。同時,針對日常檢維修所需物資的框架協議招標,在技術質量可靠、供貨周期合理、售后服務良好的前提下,應以保供為目標,評標時適當考慮投標商的地域因素,確定一家主選供應商和若干備選供應商。

    5.建立健全評委打分責任制原則

    應建立健全評委打分責任制,即每個評委必須對自己的打分負責,如果出現某評委連續多次靠主觀臆斷打分甚至打極端分,相關部門將追究其責任,以保證招標在一個公平競爭的環境內進行。同時,在物資采購電子商務網的招標平臺中,每次招標完畢后招標部門應對評標委員會統一評價,從評委的公平公正性、評標紀律、政策法規水平、責任意識、專業水準五個方面來進行綜合評定。年底還應對所有評委進行綜合排名,篩選出其中的優秀評委。

    推行框架協議招標采購對物資采購工作提出了更高的要求。框架協議本身就是集合了大批量的需求,同時也集中了供需雙方的矛盾,框架協議通過招標方式來確定要素本身就是在增加競爭,同時也推動了矛盾的更進一步集中。因此,做好框架協議招標采購工作對于提高企業招標采購工作水平具有十分重要的意義。希望物資采購工作者們通過不斷探索和研究,使得框架協議招標更為科學合理,努力使這項創新的采購模式為企業物資采購保供降本工作發揮更大的作用。

 

 

    源自:《招標采購管理》      作者:蔡宇濤     (作者單位:中國石油化工股份有限公司)

 

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